26 avril 2018

Le Numérique dans les TPE et PME du Bâtiment, c’est possible !

En ce printemps 2018, le Bâtiment va bien ! Et si c’était le bon moment pour penser Numérique ?

Car la conjoncture est bonne :

• +6,5% des mises en chantier
• +10,6% de bâtiments administratifs
• +21,5% de bureaux
• +28,9% sur les locaux industriels !
• Et près de 20 000 postes créés en un an…

(source : FFB)

Bref, le climat est à l’embellie. Alors quand j’entendais il y a 3, 4 ou 5 ans, que les affaires étaient dures et que ce n’était pas le moment d’investir, soit. Mais là, il n’y a plus de raisons de ne pas franchir le cap.

D’autant qu’il est possible aujourd’hui de moderniser son image et ses procédés de travail comme jamais auparavant, et pour pas si cher que ça (de quelques euros – €— – à quelques milliers d’euros – €€€€ -, amortissables sur 3 ans) Voici un panorama des solutions que nous avons pu mettre en place pour nos clients ces dernières années. Ce n’est pas du rêve, mais de vrais outils déployés dans des petites structures. Clin d’œil à ceux qui se reconnaîtront 😉

 

Numérique et Bâtiment : les Travaux

Premier volet, les Travaux. Le cœur du métier. Et là, il y a moyen de gagner très fort en productivité grâce aux outils numériques, notamment en optimisant les réunions de chantier !

 

Cloud pour accéder à toutes les infos du chantier

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Avant : passer au bureau, récupérer le carton de dossiers chantiers, aller aux réunions de chantier, retourner au bureau pour redéposer les dossiers.

Après : aller aux réunions de chantier avec sa tablette hybride (à la fois tablette en déplacement et ordinateur au bureau). Toutes les informations, toutes les données, tous les documents sont dans le Cloud, accessibles de n’importe où. Ou comment laisser de nouveau la place à l’imprévu, en évitant les déplacements inutiles !

 

Appareil photo connecté

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Avant : aller sur chantier, prendre des photos, rentrer au bureau, brancher l’appareil-photo, copier les nouvelles photos sur l’ordinateur (ou sur le réseau). Ou prendre le risque de ne plus avoir de place sur l’appareil-photo. Ou pire : casser l’appareil avant de l’avoir vidé.

Après : aller sur chantier, prendre des photos. Elles arrivent directement à l’emplacement voulu par le web.

 

Prise de notes numériques

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Avant : venir aux réunions de chantier avec un bloc-notes et un stylo, prendre des notes, arracher la feuille, la mettre dans le dossier chantier en feuille volante, la perdre ou l’oublier, la retrouver. Ou pas.

Après : venir aux réunions de chantier avec sa tablette et son stylet, prendre des notes manuscrites numériques saisies directement dans le dossier Chantier. Et synchronisées immédiatement sur tous supports, donc accessibles du bureau, du smartphone ou d’ailleurs, n’importe où dans le monde et donc partout où vous êtes. Et partageables avec les collègues, si vous le souhaitez. (Nota : il est en plus possible de faire autre chose avec sa tablette durant les temps perdus parfois en réunion…)

 

Il y a encore tant d’autres possibilités, depuis le calcul de structure sur site aux machines à commande numérique, en passant par la mise au point technique sur plans 3D directement en réunion, la technologie permet bien des gains d’efficacité…

 

Numérique et Bâtiment : la Vente

Le second volet concerne l’activité commerciale. En général, la Vente est mal-aimée dans les TPE et PME du Bâtiment. Alors, pourquoi ne pas se faciliter la vie avec la technologie numérique ?

 

Le devisage

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Avant : se rendre à un rendez-vous avec un prospect. Faire le relevé de cotes. Rentrer à l’entreprise. Poser les notes sur le bureau, par-dessus les dernières. Courir sur un chantier. Et oublier les notes… Et une relance, et de deux… si le prospect est gentil. 6 mois après, le devis part, mais les travaux sont déjà finis.

Après : se rendre à un rendez-vous avec un prospect. Faire le relevé de cotes. Saisir directement les éléments sur sa tablette, avec un stylet et une application ergonomique. Montrer le devis réalisé instantanément au prospect et faire signer. Ça n’a pas de prix (en fait, si, mais le retour sur investissement est énorme).

 

Les relevés de cotes

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Avant : prendre son mètre enroulable, son calepin et son stylo. Galérer sous la pluie, dans le vent. Déchirer ses feuilles. Salir le calepin. Casser l’enrouleur. Pester.

Après : lever sa tablette équipée. Faire une photo. Calibrer. C’est fini.

 

Les confirmations de rendez-vous

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Avant : prendre rendez-vous. Aller sur place. Rendez-vous oublié par le prospect, perdu !

Après : la veille du rendez-vous, votre logiciel envoie automatiquement un sms de rappel au prospect. Que de temps gagné…

 

Ce ne sont que des exemples… Mais il est possible aussi de tenir le fichier numérique de ses clients et prospects, très facilement (la GRC – Gestion de la Relation Client, des solutions ergonomiques existent, si si !), de leur envoyer un mail de vœux à Noël (en suivant ceux qui ouvrent et ceux qui n’en font rien !), d’annoter des plans en pdf (plutôt que d’imprimer toutes les pièces d’un appel d’offres et de tuer un arbre à chaque fois) ou encore d’intégrer des visuels sur des photos d’un existant pour montrer le rendu futur des travaux à venir. Rien qui ne puisse nuire à votre carnet de commandes, mais bel et bien plein de solutions pour l’améliorer !

 

Numérique et Bâtiment : le Management

Troisième volet, la gestion des équipes. Equipe, ça peut être un ou une dirigeante et ses compagnons. Mais ça peut être aussi madame et monsieur… Et là aussi, il est possible d’être bien plus performant.

 

Partage facile de calendriers

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Avant : recevoir un appel client. Lui demander ses disponibilités. Rappeler un technicien pour connaître ses disponibilités… qui ne collent pas avec celles du client. Rappeler le client. Puis le technicien. Et enfin, fixer le rendez-vous, si le client est gentil et patient.

Après : recevoir un appel client. Convenir avec lui d’un rendez-vous avec un technicien, en ayant sous les yeux les disponibilités de ce dernier en temps réel. Et en plus, c’est très facile à paramétrer si vous optez pour la bonne solution.

 

La saisie des temps

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Avant : faire remplir des feuilles d’heures aux compagnons sur chantier, récupérer les feuilles (chiffonnées, mouillées, salies, pas toujours lisibles, …), les décrypter, les saisir dans un logiciel, analyser.

Après : faire remplir des feuilles d’heures numériques aux compagnons sur chantier (smartphone ou tablette), analyser. La ressaisie à partir des feuilles papier, c’est pénible, autant s’en priver en utilisant une solution ergonomique et facile d’utilisation directement à la sortie du chantier !

 

Le GPS et les adresses de chantier

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Avant : donner l’adresse d’un chantier aux compagnons, leur imprimer un plan google maps, attendre leur appel quand ils sont perdus, les guider par téléphone, s’énerver, guider, s’énerver, …

Après : remplir le lieu du chantier sur le calendrier (partagé !), s’assurer qu’il est bien géo-localisé, laisser les compagnons cliquer sur l’adresse avec leur smartphone GPS. Il ne leur reste qu’à suivre le trajet…

 

Il est aussi possible de saisir les demandes de congés par une application, d’organiser des tournées de maintenance ou commerciale via géolocalisation, … Le temps, c’est de l’argent, alors profitez du Numérique pour économiser !

 

Numérique et Bâtiment : l’Administratif

Dernier volet, l’Administratif. Ce qui, souvent, fait bien suer les TPE et PME du Bâtiment. Quand c’est ch****, mieux vaut y passer le moins de temps possible.

 

Carnet de suivi des appels au standard

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Avant : une personne appelle à l’entreprise, quelqu’un répond, note le contenu de la conversation sur un cahier au mieux, sur un post-it au pire ; il faut passer à l’entreprise pour savoir qui a appelé et pourquoi.

Après : les appels sont enregistrés sur une application en ligne qui envoie un mail ou un sms (suivant l’urgence) directement à l’intéressé ; charge à lui de rappeler, il a toutes les informations en temps réel.

 

LRAR

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Avant : un souci juridique sur un chantier ? Il faut rédiger le courrier, l’imprimer, le mettre dans l’enveloppe, aller à La Poste, remplir le bordereau de Recommandé avec Accusé de Réception et transmettre l’ensemble.

Après : un souci juridique sur un chantier ? Il faut rédiger le courrier et… le transmettre en ligne à La Poste. Impression et envoi sont automatisés, ça peut même être fait en direct pendant une réunion de chantier !

 

Répondre en ligne aux AO

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Avant : un appel d’offres publics, il faut imprimer tous les documents, les faire signer par le mandataire, les classer dans les enveloppes, les transmettre par courrier – ah non, trop tard – les transmettre par transporteur – ah non, trop tard ! – courir en voiture les déposer avant l’heure limite directement chez le Maître d’Ouvrage. Dommage, c’était 12h00, il est 12h01. Game over.

Après : un appel d’offres publics, il faut imprimer tous les documents en PDF, les faire signer numériquement, les classer sur une plateforme web, appuyer sur un bouton. C’est fini.

 

Sur l’administratif, les possibilités sont également énormes, et permettent de traiter ces sujets lors des temps perdus… comme en réunion de chantier, parfois 😉 On peut gérer ses virements à distance sur le site de la banque, déclarer son personnel en ligne et même payer ses charges RSI par carte bleue. C’est pas beau, le progrès ?

 

Tout cela n’est qu’un aperçu des possibilités offertes par le Numérique… La dématérialisation est partout, et si tout le monde n’a pas forcément besoin de tout, chacun peut y trouver ce qui sera le plus intéressant pour son organisation, son entreprise. En plus, il est même possible de bénéficier d’aides financières ! Et vous, vous attaquez quand ? 🙂 Nous, nous sommes prêts pour vous aider !